Informasi Penting Terkait Estimasi Biaya Proyek

Estimasi biaya proyek merupakan proses analisis perhitungan biaya berdasarkan pada metode konstruksi, volume pekerjaan dan ketersediaan berbagai sumber daya serta berlandaskan pada pengalaman.

Estimasi biaya proyek juga merupakan seni memperkirakan (the art of approximating) jumlah biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan yang didasarkan atas informasi yang tersedia pada waktu itu.

Tujuan utama dari estimasi adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya, durasi dan biaya proyek sehingga menghasilkan RAB (Rencana Anggaran Biaya) atau proposal biaya.

1. Komponen Biaya Proyek

Komponen biaya proyek dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Direct Cost terdiri dari biaya tenaga kerja, material, peralatan dan sub kontraktor serta overhead lapangan (biaya manajemen proyek, tagihan, biaya perizinan, biaya pengiriman dan penerimaan barang, pajak, asuransi).

2. Indirect Costs dapat dibagi menjadi 3 komponen yaitu: biaya overhead kantor pusat, keuntungan atau profit dan biaya tidak terduga (contingency)

2. Sumber Data Estimasi

Sumber data estimasi dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain: TOR, RESOUCES LIST, WBS, RESOUCES REQUIREMENT & RATE, HISTORICAL INFORMATION, ACTIVITY DURATION

3. Resiko dalam Estimasi Biaya

Estimasi biaya merupakan sebuah pendekatan yang dapat menimbulkan berbagai resiko. Resiko yang mungkin terjadi terhadap kesalahan estimasi biaya dapat diminalisir dengan berbagai cara berikut:

• Mengembangkan suatu prosedur yang dapat memeriksa kesalahan akibat perhitungan matematis.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap tulisan tangan yang tidak terbaca.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap tenaga kerja, material, dan perlengkapan yang tidak sesuai dengan standar yang telah ada.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap penjabaran gambar dan spesifikasi ke subkontraktor dan supplier. Hanya gambar dan spesifikasi yang lengkap yang boleh diizinkan.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap lembaran-lembaran perhitungan yang sebenarnya merupakan perhitungan yang tidak diperlukan.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap daftar kebutuhan dan memperbaruinya setiap saat agar dapat diketahui kebutuhan yang tidak tertera dalam dokumen proyek seperti biaya transportasi, permintaan peralatan, dan biaya penyimpanan.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap prosedur penerimaan penawaran dari subkontraktor dan supplier.
• Memastikan bahwa semua item pekerjaan berdasarkan gambar yang sesuai dengan jenis pekerjaannya (misalnya item pekerjaan struktur harus berdasarkan set gambar khusus untuk pekerjaan struktur).
• Melakukan peninjauan ulang terhadap pekerjaan perhitungan detail (detailed estimate).
• Hindari menggunakan persentasi dalam perhitungan.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap system yang mengatur sebelum penawaran dan setelah penawaran.
• Melakukan peninjauan ulang terhadap format lembaran standar perhitungan biaya untuk meminimalkan masalah yang ditimbulkan akibat prosedur perhitungan, dan membuat format lembaran standar perhitungan biaya bila tidak tersedia.
• Melakukan peninjauan ulang secara detail terhadap seluruh sistem yang berhubungan dengan perhitungan yang menggunakan komputer.
• Perhitungan dengan menggunakan komputer dalam proses estimasi dapat menambah resiko baru.
• Estimator harus mengerti seluruhnya tentang software tersebut sebelum menggunakannya.

4. Etika dalam Proses Etimasi Biaya

Seorang estimator perlu mempertimbangkan etika dalam melakukan estimasi biaya, yaitu:

• Etika berbisnis selama proses estimasi berlangsung harus dijaga dan diperhatikan.
• Estimator harus bersikap dan berlaku jujur serta adil ketika melakukan penawaran dengan supplier, subkontraktor, desainer dan owner, sehingga tidak dikenal adanya konspirasi atau kolusi selama proyek berlangsung.
• Diperlukan adanya peraturan yang ketat yang dikeluarkan oleh perusahaan.
• Praktek-praktek terlarang lainnya yang harus diperhatikan oleh estimator yaitu berupa kalimat-kalimat yang dapat menyebabkan resiko dalam pelaksanaan proyek yang tidak biasa dipakai dalam spesifikasi oleh arsitek.

5. Kualifikasi Cost Estimator

Untuk menjadi seorang Cost Estimator setidaknya perlu memenuhi kualifikasi sebagai berikut:

• Dapat menginterpretasikan gambar dan spesifikasi
• Kemampuan berkomunikasi dan koordinasi dengan baik
• Mempunyai pengetahuan yang baik dalam hal finansial (cash flow, anggaran, bunga)
• Teliti dan sabar dalam bekerja
• Mengetahui dan memahami prosedur dan operasional di lapangan
• Kemampuan memvisualisasikan gambar 3D dari gambar yang telah ada
• Kemampuan mengidentifikasikan resiko dan melakukan pencegahan sedini mungkin.
• Kemampuan untuk melakukan langkah preventif pada seluruh tahap pelaksanaan proyek
• Kemampuan organisasi yang baik sehingga dapat mempresentasikan hasil perhitungannya dengan logis dan jelas
• Kemampuan untuk membuat jadwal konstruksi
• Mengetahui / memahami produktifitas tenaga kerja dan kinerja peralatan konstruksi
• Memahami dan mampu menggunakan sistem perhitungan/estimasi yang terdapat pada perusahaan
• Mampu mengetahui penyimpangan perhitungan (estimasi) dari standard perhitungan yang telah ada pada setiap item pekerjaan yang telah diestimasikan
• Memahami hubungan perhitungan dengan kontrak
• Mampu dan kreatif dalam memberikan alternatif pemecahan masalah dalam hal metode konstruksi
• Mampu menyusun strategi pada tahap penawaran (bid) dan negosiasi proyek
• Mampu bekerja dalam tekanan (work underpressured)
• Menjaga etika profesi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya
• Mengetahui tentang peraturan yang berlaku (PP, Perda, dsb)

6. Tanggung Jawab Cost Estimator

Cost Estimator memiliki tanggung jawab yang dibagi dalam tahap berikut ini:

Tahap Desain

• Melakukan studi kelayakan proyek dan memberikan masukan pada pemilik
• Melakukan penaksiran biaya proyek akhir secara kasar berdasarkan desain gambar yang terus berkembang (preliminary feasible design) dari arsitek

Tahap Penawaran (procurement)

• Mengidentifikasikan semua resiko atau ketidakpastiaan dalam proses estimasi.
• Membuat dan memeriksa Daftar Harga Satuan dan Bill Of Quantity yang digunakan untuk mengendalikan biaya pada tahap pelaksanaan.
• Mengestimasi biaya proyek secara akurat untuk persiapan tender.
• Menganalisa waktu pekerjaan.
• Mengawasi anggaran biaya pekerjaan.
• Menguasai aspek hukum pada saat tender.

Tahap Pelaksanaan

• Membuat database terhadap biaya dan progress pekerjaan sebagai sumber informasi
• Menghitung harga dan pembayaran pekerjaan.
• Mengumpulkan data hasil perhitungan/estimasi proyek sebelumnya
• Memilah harga kontrak sesuai dengan item pekerjaan masing-masing.
• Membuat standard biaya berdasarkan total hasil perhitungan dari Cost Breakdown
• Mengestimasi perubahan biaya akibat modifikasi atau perubahan metode pelaksanaan
• Mengestimasi perubahan biaya akibat kesalahan estimasi biaya
• Mempersiapkan dokumen perhitungan untuk pekerjaan tambah kurang kemudian mengestimasi perubahan biaya akibat pekerjaan tambah kurang
• Membandingkan perhitungan Cost Estimator kontraktor utama dengan Cost Estimator subkontraktor

Tahap Monitoring

• Melakukan revisi biaya secara konsisten.
• Membuat laporan perbandingan volume dan kontrak
• Membuat laporan sisa volume/material di lapangan
• Membuat laporan biaya pekerjaan tambah/kurang
• Membuat laporan rutin (mingguan/bulanan)
• Menghadiri rapat-rapat rutin
• Melakukan pengawasan dan pengendalian biaya anggaran secara konsisten dan terjadwal akibat adanya penyimpangan (variance) dari budget (misalnya akibat change order, kerusakan, produktivitas, quantity overruns)
• Memeriksa ulang (review) terhadap prosedur maintenace dan biaya perawatan
• Memeriksa terhadap kerja overtime yang dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja menjadi tinggi Memeriksa terhadap jadwal tenaga kerja
• Memeriksa jadwal produktivitas pekerja
• Membuat penjadwalan terhadap komponen proyek dan material
• Membuat laporan perbandingan antara standard cost dengan actual cost
• Mempersiapkan dokumen untuk penagihan pembayaran prestasi pekerjaan fisik yang telah disiapkan
• Membuat kurva S yang menunjukkan hubungan antara pekerjaan yang telah diselesaikan dengan waktu dan biaya

Tahap Pengendalian (Controlling)

• Menganalisa penyimpangan biaya berdasarkan jadwal proyek
• Menganalisa perbandingan biaya dengan actual dan kontrak
• Menganalisa penyimpangan prestasi terhadap kontrak
• Menganalisa penyimpangan berdasarkan shop drawings dan kontrak
• Menganalisa penyimpangan dengan komputer
• Menganalisa perhitungan tambah/kurang
• Membuat trackable budget yang berupa pengembangan dari perhitungan/estimasi detail
• Mempersiapkan dan membuat laporan perhitungan akhir (final costs) keuangan dan pekerjaan rutin
• Menyusun laporan biaya dan mempersiapkan pembayaran akhir

7. Hubungan Estimasi Biaya dengan Jenis Kontrak

Tradisional.

Klien/owner menunjuk konsultan untuk melakukan desain dan estimasi biaya, kemudian menunjuk kontraktor utama untuk melaksanakan pekerjaan. Beberapa kontraktor lebih memilih bekerja dengan kontrak cost plus fee, daripada dengan kontrak jenis lump sum ,yang keuntungannya tidak dapat ditebak. Kontrak jenis ini dipilih owner yang mengehendaki desain yang lebih individual dengan kualitas tinggi, dan siap untuk membayar lebih dan menunggu lebih lama.

Design and build.

Owner membeli gedung yang sudah selesai dibangun oleh kontraktor yang bertanggung jawab menangani tahap desain dan konstruksi. Sistem ini mendekati kontrak turnkey yang diserahkan dengan fasilitas gedung yang lengkap. Untuk jenis kontrak ini, owner sulit untuk mengajukan perubahan-perubahan. Namun kelebihannya adalah dapat memberikan kepastian akan harga dan waktu penyelesaian pekerjaan secara kontraktual dari tahap awal proyek, dengan tidak memperhitungkan adanya change order.

Manajemen konstruksi.

Owner menunjuk konsultan untuk mendesain dan merencanakan biaya, dan kontraktor yang diberi fee untuk mengatur konstruksi. Kontrak jenis ini sangat fleksibel untuk memungkinkan owner melakukan perubahan desain. Sistem manajemen konstruksi ini cocok untuk owner yang memprioritaskan kualitas tinggi, proyek yang inovatif, dimana batasan biaya dan waktu dijadikan kendala.

Design and manage.

Owner menunjuk sebuah perusahaan untuk mendesain dan melaksanakan proyek, namun kontraktor-kontraktor spesialis ditunjuk untuk menangani pekerjaan konstruksi, baik dengan negosiasi maupun pelelangan.

8. Jenis Estimasi Biaya Proyek

Feasibility Estimate. Tujuan dari perhitungan ini adalah untuk menentukan kelayakan kelangsungan suatu proyek. Metode ini memberikan estimasi biaya kasar dan dilakukan pada saat sebelum proses desain mulai

Conceptual Estimate. Perhitungan biaya/harga dari conceptual estimate berasal dari perhitungan detail proyek sebelumnya, kemudian digabungkan menjadi paket-paket pekerjaan (work packages). Tersedianya data base berupa perhitungan biaya proyek sebelumnya akan membantu proses conceptual estimate sehingga dalam penyajiannya diperlukan yang sebaik dan selengkap mungkin.

Detailed Estimate. Estimasi ini yang di beberapa literatur disebut sebagai engineer estimate, dilakukan dengan membuat desain yang lebih detail, yang terwujud dalam gambar kerja dan spesifikasi teknis, yang dibuat untuk keperluan lelang.

Estimasi Tahap Pelelangan. Metode pehitungan berdasarkan detailed estimate merupakan metode yang banyak digunakan oleh kontraktor terutama perhitungan pada proses penawaran proyek

9. Metode Estimasi Biaya Proyek

Harga Satuan (Unit price Technique). Teknik ini mengandalkan spesifikasi dan gambar dengan melakukan perhitungan biaya berdasarkan setiap item pekerjaan sehingga hasil yang didapat cukup akurat. Data yang diperoleh untuk menghitung berasal dari buku panduan untuk harga satuan. Teknik ini digunakan pada detailed estimate.

Harga per Orang (Crew Development Technique). Teknik ini tergantung pada jumlah pekerja dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap item pekerjaan selama proses konstruksi berlangsung. Perhitungannya berdasarkan tahapan dan besar atau kecilnya proyek konstruksi. Para estimator akan menggunakan teknik ini mengingat menghasilkan kan tingkat keakuratan yang tinggi