Administrasi Proyek, Prosedur & Proses Pelalangan

Pengadaan/Pelelangan (Procurement)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk kontarktor sebagai pelaksana atau sejumlah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang akan melaksanakan konstruksi di lapangan. Tata cara pelelangan akan dibahas secara khusus dalam bab administrasi proyek. Kegiatan yang dilakukan pada tahap pelelangan adalah:

• Prakualifikasi
• Dokumen kontrak

Urutan Kegiatan Pelaksanaan Pelelangan

Dokumen Kontrak

Kontrak dalam proyek konstruksi dikenal dengan sebagai kontrak engineering. Suatu kontrak adalah dokumen yang memuat persetujuan bersama secara sukarela, yang mempunyai kekuatan hukum, di mana pihak pertama berjanji untuk memberikan jasa dan menyediakan material untuk membangun proyek bagi pihak kedua, sedangkan pihak kedua berjanji akan membayar sejumlah uang sebagai imbalan untuk jasa dan material yang telah disediakan oleh pihak pertama ( Soeharto, 1998: 2). Setiap kontrak harus bersifat adil (fair) untuk kedua belah pihak, dan tidak bermaksud untuk mengambil keuntungan secara sepihak dengan merugikan pihak lain.

Pada kontrak pembangunan proyek yang lengkap, akan mengandung hal-hal sebagai berikut.

• Adanya pasal yang melindungi kepentingan pemilik.
• Adanya pasal yang memperhatikan hak-hak kontraktor.
• Memberikan keleluasaan kepada pemilik untuk dapat meyakini tercapainya sasaran-sasaran proyek tanpa mencampuri tanggung jawab kontraktor.
• Penjabaran yang jelas akan segala sesuatu yang diinginkan pemilik. Misalnya yang mencakup definisi lingkup kerja, spesifikasi material, peralatan, syarat-syarat dan kondisi aspek komersial, dll.

Dalam kontrak yang baik akan diatur mekanisme yang efektif dan alat yang ampuh untuk menghadapi dan mengendalikan berbagai permasalahan dan kesulitan dalam proses pelaksanaan kegiatan proyek, sehingga terdapat perlindungan terhadap risiko. Bentuk mekanisme untuk pemilik, antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut:

• Jaminan pelaksanaa (performance bond).
• Garansi dan pertanggungan (waranty).
• Pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan (progress payment)
• Hak untuk mengadakan inspeksi dan testing.
• Hak mendapatkan laporan berkala.
• Hak melaksanakan penjaminan mutu (quality control).

Bentuk-bentuk Kontrak Konstruksi

Penyusunan Kontrak

Penyusunan kontrak diawali ketika pimpinan perusahaan/ instansi pemilik mengambil keputusan meminta jasa kontraktor untuk melaksanakan implementasi fisik proyek. Sistematika tahap kegiatan yang berkaitan dengan peyusunan kontrak dan pengelolaan kontrak secara garis besar meliputi: perencanaan dan strategi, pembentukan kontrak, dan pelaksanaan kontrak.

1. Perencanaan dan Strategi

Membuat perencanaan dan menentukan strategi adalah syarat awal menyusun kontrak.

a. Penentuan Strategi

Strategi yang dipilih oleh perusahaan/instansi akan menentukan sejauh mana keterlibatan pemilik dalam mengadministrasikan, memantau, dan mengendalikan pelaksanaan kontrak. Adapun pihak kontraktor, dengan mengetahui perencanaan strategi tersebut, dapat mempersiapkan diri untuk menanggapi sebaik mungkin.

b. Jenis Kontrak

Dilihat dari pembentukan harga dan prosedur pembayaran, terdapat dua jenis kontrak dasar, yaitu kontrak harga tetap (lump-sum) dan kontrak dengan harga tidak tetap (cost plus). Dari kedua jenis kontrak tersebut dikenal dengan variasi yang didasarkan atsas potensi keuntungan finansial, pembagian tanggung jawab atas resiko, penalti, eskalasi, dan lain-lain.

c. Kelengkapan Paket

Kelengkapan paket adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan definisi lingkup kerja proyek. Penyusunan rancangan kontrak, idealnya harus ditunjang dengan data teknis, informasi nonteknis, dan aspek komersial yang lengkap dan mutakir.

d. Kondisi Lokal

Kondisi lokal dapat timbul oleh faktor-faktor teknis obyektif, maupun adanya peraturan yang berlaku, misalnya perusahaan harus memprioritaskan membeli barang dan jasa dalam negeri atau sebaliknya. Dengan demikian perlu dipikirkan paket pengelompokan pembelian barang, maupun kemungkinan diadakannya kontrak langsung antara pemilik dengan sejumlah kontraktor, ataukah sebagi subkontraktor dari kontraktor utama.

e. Kepentingan Spesifik Proyek

Proyek seringkali memiliki kepentingan spesifik, missalnya teknologi proses yang dipakai harus relatif baru. Hal ini sangat dimungkinkan adanya pelibatan dari pihak lain berkaitan dengan lisensi penerapan teknologi tersebut, sehingga diperlukan membuat kontrak terpisah dengan pemegang lisensi.

Tabel Sistematika tahap pembentukan dan pengelolaan kontrak

* RFP: rancangan kontrak yang telah dipersiapkan dan disusun pemilik ditambah surat/dokumen lainsehingga menjadi paket lelang

2. Pembentukan Kontrak

Mekanisme yang umumnya ditempuh yaitu dengan mengadakan lelang. Prosesnya terdiri dari serangkaian kegiatan- kegiatan seperti: membuat dokumen rancangan kontrak, seleksi calon peserta lelang, menyusun paket lelang, evaluasi proposal, negosiasi akhir, sampai menentukan pemenang. Pada proyek konstruksi yang besar biasanya pemilik menunjuk seseorang yang bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan kegiatan di atas, dan menugaskan konsultan (engineering, arsitek, atau MK) membuat rancangan kontrak. Berikut contoh pembentukan kontrak lump-sum dengan lelang terbuka

Pembentukan kontrak lump-sum dengan lelang terbuka (Soeharto 1998: 5)

3. Pelaksanaan Kontrak

Setelah kontark ditandatangani dan dinyatakan efektif, langkah selanjutnya adalah mengelola kegiatan pelaksanaan meliputi: administrasi aspek komersial, memantau dan mengawasi aspek teknis, sampai kontrak dinyatakan tidak berlaku lagi.

a. Aspek Komersial

Aspek ini berkaitan dengan penanganan faktor finansial dari pasal-pasal kontrak, seperti: uang jaminan lelang, uang jaminan pelaksanaan, masalah-masalah persetujuan dan registrasi pembayaran, klaim, change order, penutupan kontrak, dan lain-lain. Di sini perlu dipantau dan diawasi apakag semua faktor tersebut telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dalam kontrak.

b. Aspek Teknis

Aspek ini memperhatikan dipenuhinya kriteria performance, spesifikasi, dan mutu, serta masalah teknis lainnya, dengan tujuan produk hasil proyek memenuhi harapan yang dirumuskan dalam kontrak. Untuk mengetahu terpenuhinya aspek ini umumnya dilakukan dengan cara mengadakan inspeksi, testing, atau uji coba.

Komponen Rancangan Kontrak

Rancangan kontrak EPK (engineering, pengadaan dan konstruksi) terdiri dari beberapa kelompok-kelompok yang berbeda fungsinya. Komponen-komponen rancangan kontrak proyek lump-sum adalah sebagai berikut.

• Komponen I ➢ Memuat pokok-pokok persetujuan (article of agreement)
• Komponen II ➢ Memuat syarat-syarat umum (general condition).
• Komponen III ➢ Memuat syarat-syarat khusus (special condition).
• Komponen IV ➢ Memuat uraian lingkup kerja, spesifikasi teknik, dan gambardesain-engineering.

Berikut adalah penjelasan masing-masing komponen rancangan kontrak.

1. Komponen I

Pada komponen I, memuat materi poko rencana persetujuan antara pemilik dan kontraktor. Selain masalah komersial, beberapa hal yang dimuat dalam komponen ini adalah sebagai berikut.

• Pernyataan persetujuan kedua belah pihak untuk bekerja sama dalam bentuk kontrak.
• Harga kontrak.
• Tanggal mulai berlaku (effective date).Jadwal penyeleseian pembangunan secara mekanis (mechanical completion).
• Jaminan (bond) dan pertanggungan, perihal: kinerja (performance), jadwal penyeleseian proyek, mutu pekerjaan dan peralatan.
• Pajak, asuransi, dan royalti.
• Penghentian pekerjaan.
• Pengurangan dan penambahan pekerjaan.
• Keadaan force mejeure.
• Pengaturan hak kepemilikan.
• Persengketaan dan arbitasi.

2. Komponen II

Memuat syarat-syarat umum yang memberikan definisi bagaimana pekerjaan harus dilaksanakan. Termasuk penjelasan, petunjuk dan tata cara penyelenggaraan proyek. Demikian juga mengenai garis garis wewenang dan tanggungjawab pihak-pihak yang bersangkutan. Petunjuk dan prosedur meliputi hal-hal sebagai berikut.

• Desain engineering.
• Pengadaan material dan jasa.
• Konstruksi dan subkontrak.
• Perencanaan, pengendalian biaya, dan jadwal.
• Pengendalian mutu.
• Laporan kemajuan proyek.
• Korespodensi dan sistem arsip.
• Prosedur persetujuan , keuangan dan pembayaran.
• Peyeleseian dan penutupan proyek.

3. Komponen III

Memuat syarat-syarat khusus sebagai berikut.

• Pengadaan material dan jasa yang ditanggung pemilik.
• Lingkup kerja khusus, seperti pelatihan (trining).
• Fasilitas sementara.
• Kondisi-kondisi lain di luar komponen II yang perlu diketahui kontraktor.

4. Komponen IV

Memuat uraian rinci lingkup kerja proyek secara menyeluruh, termasuk kriteria dan spesifikisi. Dalam spesifikasi , dijelaskan segala sesuatu yang tidak dapat ditunjukkan dalam bentuk gambar, misalnya mutu peralatan yang diinginkan, kriteria kerja yang dipakai, teknologi konstruksi yang dipakai, dan lain-lain. Kelengkapan gambar spesifikasi terdiri bagian berikut.

• Rincian lingkup pekerjaan, seperti: -unit utama, -unit utiliti, -unit off-site, dan -instrumen dan unit pengendalian (control room).
• Lingkup kerja desain dan engineering, seperti spesifikasi material dan peralatan, metode dan kriteria kerja.
• Standar, kode (code), dan satuan ukuran.
• Gambar serta ketengan singkat,seperti : -gambar denah (layout); -gambar peralatan dan aksesori; dan -gambar isometrik, dan lain-lain.

Adendum

Adendum merupakan pelengkap atau perubahan, atau tambahan dari dokumen- dokumen di atas yang terjadi selama proses lelang dan akan menjadi bagian dari kontrak.


Pustaka

• Dipohusodo, Istimawan. 1996. Manajemen Proyek & Konstruksi. Yogyakarta: Kanisius (halaman 224-229)
• Soeharto, Imam. 2001. Manajemen Proyek (Dari Konseptual Sampai Operasional). Jakarta: Erlangga (halaman 3-8)
• Yasin Nazarkhan. 2003. Mengenal Kontrak Konstruksi di Indonesia. Jakarta:Gramedia. (Halaman 19-79)
• Keputusan Presiden R.I. Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah.